ניתוח נתונים ומאגרי מידע

ניתוח נתונים ממאגרי מידע

העולם הטכנולוגי של היום מוגדר כ- Too match information (יותר מידי מידע). אנחנו מוקפים במידע, מידע שאמור לעזור לנו, אבל כמאמר האמרה "מרוב עצים לא רואים את היער", אנחנו מנצלים רק חלק זעיר מהמידע העומד לרשותנו.

מרבית העסקים משקיעים אלפי שקלים בשנה במערכות מידע מחשוביות מתוחכמות. במרבית המקרים היכולת המחשוביות של המערכות הללו וכמות המידע שהם מסוגלים לספק לנו אינו מנוצל כמעט לטובת העסק. הסיבה לכך היא שהדוחות הקיימים בתוכנות הניהול שלכם הם מסורבלים, לא מותאמים לצרכים הספציפיים שלכם ובעיקר דורשים זמן רב לטיפול וארגון, זמן שאין לנו.

Data Mining (כריית מידע) הינו תהליך ניתוח נתונים מתוך מאגרי המידע של העסק תוך אפיון צרכי העסק ויצירת, על בסיס מערכת המחשוב הקיימת בעסק, דוחות פשוטים, נגישים וברורים, המותאמים בדיוק לצרכי ולדרישות שלכם, כך שתוכלו לרתום את המידע והמסקנות מהם לטובת העסק שלכם.

להלן פירוט של מספר מונחים מרכזיים מתחום ניתוח מאגרי מידע
ניתוח מידע עסקי – BI

BI) Business Intelligence) הוא מונח המקיף מספר תחומי התמחויות שהמשותף לכולם הוא מאגר המידע. מונחים נוספים בתחום זה הם: data analyst, כריית מידע, big data. הבה נעשה קצת סדר במונחים הללו.

Business Intelligence

מאפשרות זמינות ונגישות למידע הקיים בארגון וממקורות חיצוניים לו , מאפשר להציג אותם באופן היעיל והנוח ביותר. זהו מערך של כלים ומנועים המאפשרים למקבל ההחלטה לאגד את המידע הדרוש לו על מנת להתמודד עם מצבים משתנים ותהליכי ניהול הדורשים תגובות והחלטות נכונות ומהירות לשוק דינאמי. מערכות בינה עסקית מפיקות מידע משמעותי מבחינה עסקית מתוך מכלול הנתונים בארגון. באמצעות BI ניתן לאתר דפוסים משמעותיים לניהול של ארגון, ליצור דוחות התראות ואיתותים לצורך קבלת החלטות ניהוליות. ה-BI מספקת מידע היסטורי, מידע עכשווי ותחזיות בנוגע לפעילות העסקית. הצורך ב-BI נגרם מהגידול או ה"שיטפון" בנתונים, אשר מקשה על הבנת הנתונים בדרך חלופית ידנית, ללא כלים לאישוש והבטחת אמינות של המסקנות.

Data Analyst

אנליסט נתונים הוא אדם שתפקידו להפיק ידע מנתונים ומידע לצורכי חיזוי וקבלת החלטות לקידום מטרות החברה. כל ההכוונה של אנליסט הנתונים ודרך הפעולה שלו נגזרים ממטרות החברה ומהדרך בה הוא יכול לקדם אותן. זה יכול להיות דו"ח שנתי לעזרה בקביעת התקציב למנהל השיווק, תחזיות של המתחרים ופלח השוק, זה יכול להיות כלי מסייע לאיש המכירות בשטח בפעילות מול הלקוחות, תחזית מלאי נדרש במחסני החברה או תקצוב באנרים במערכות הפרסום. במילים פשוטות, אנליסט הנתונים הוא אדם שתפקידו לבנות מערכות ניתוח מידע ונתונים, תוך שימוש במערכות BI, ולהפיק מנתונים אלו מסקנות ותחזיות בהתאם לצרכי החברה.

Big data

Big Data הוא מונח המתייחס למאגרי מידע של החברה הכוללים נתונים מבוזרים שאינם מאורגנים לפי שיטה כלשהי, שמגיעים ממקורות רבים, בכמויות גדולות, בפורמטים מגוונים, ובאיכויות משתנות. עקב המקורות השונים מהם מגיעים הנתונים והפורמטים השונים שלהם, יש צורך לדלות מהן את הנתונים הרלוונטיים לצורכי החברה, לארגן את הנתונים לפורמט אחיד ולנתח אותם לצורכי קבלת החלטות וחיזוי.

כריית מידע (data mining)

כריית מידע או כריית נתונים היא הפעלת אלגוריתם (כללי פעולה) או תוכנית מחשב לצורך גילוי מידע רלוונטי הטמון בבסיסי נתונים קיימים, והסקת מסקנות מהצלבתו. גילוי ידע בבסיסי נתונים הוא תהליך שנועד לחקור ולנתח כמות גדולה של מידע באמצעים אוטומטיים ככל שניתן כדי לגלות דפוסים, שימושיים (מקבלי ההחלטות יכולים להשתמש בדפוסים שהתגלו כדי לשפר תהליכים קיימים) ובעלי משמעות (מובנים למקבל ההחלטות).

דוגמאות לדוחות

כל הדוחות שאנחנו מפיקים מותאמים אישית לפי צרכיך, כך שתוכל לראות אותם בעיתוי ובתדירות הנוחים לך, בקליק אחד.

להלן מספר אפשרויות לדוחות עסקיים:

1. תחזיות כספיות: צפי רווח חודשי או שנתי, צפי הוצאות, קניות וחומרי גלם, הכנת תקציב שנתי

2. תזרים מזומנים: דוחות תזרים מזומנים עתידיים לניהול תשלומים ותקבולים, תאריכי הוצאת צ'קים וניהול חשבונות הבנק של העסק

3. דוחות פיננסיים: ניתוחי הכנסות והוצאות, ניתוחי רווחיות ועלויות, ניתוח הוצאות תפעול ומימון, תמחור של המוצרים או של התפריט

4. ניתוחי לקוחות – ניתוח הלקוחות לפי קהלי יעד, אופי הרכישה לפי סוג קהל יעד, רווחיות לפי לקוחות, מאפיינים סוציו-דמוגרפיים של הלקוחות

5. מלאי – ניתוחי הזמנות ורכש, מלאי מת, תכנון מלאי לפי חגים ועונתיות

6. שיווק ופרסום – ניתוח יעילות ערוצי פרסום, ניתוח מסרים פרסומיים, יצירת תקציב פרסום ושיווק ופריסת מדיה

למשל, אתם יכולים לקבל כל שבוע לסמארטפון שלכם דוח המפרט את הרווח החודשי הצפוי, כמה קניות רכשת עד עכשיו וכמה קניות מותר לרכוש עד סוף החודש, כמה אתם קרובים יעדי המכירות ואחוז הרווח שהגדרתם.

דוח נוסף שביכולתכם לקבל הוא למשל סכום הצ'קים שנתתם לשלושת החודשים הקרובים ומהו סכום הצ'קים שמותר לכם לתת בשלושת החודשים הקרובים על מנת לשמור על תזרים המזומנים שלכם ולא לחרוג מהמסגרת הבנקאית.

דוח אחר מתייחס לתהליכי הייצור והמכירות בעסק. האם התפוקה של קווי היצור עומדת בפרמטרים של יעילות כפי שהגדרת מראש, ניתוח פעילות סוכני מכירות או טלמרקטינג ביחס לפרמטרים שונים שהוגדרו על ידכם מראש.
ועוד…

תהליך העבודה

1. אפיון – נאפיין יחד אתכם את הצרכים העסקיים שלכם, בשילוב הרצונות והיכולות שלכם, על מנת שתוכלו לקבל בדיוק את המידע הנחוץ לכם, בדרך ובעיתוי בהם תרצו לקבל אותו.

2. מקורות מידע – ננתח את מאגרי המידע העומדים לרשותכם, הן מתוך העסק והן מחוצה לו, נשלב את מאגרי המידע השונים, נבנה מאגר נתונים מרכזי (data wherhouse) אליו יתנקזו כל הנתונים.

3. ניתוח וחישוב – ננתח וניצור נוסחאות חישוב לנתונים השונים על מנת לספק לכם נתונים מעובדים המתאימים בדיוק לצרכים שאפיינו בסעיף 1.

4. יצירת דוחות – נמיר את הנתונים הגולמיים לגרפים ולטבלאות פשוטות ונוחות לקריאה ולהבנה, בדיוק כפי שאתם רוצים לראות ולקבל אותם. אתם רוצים לראות את דוח המכירות כל בוקר על מסך הסמארטפון שלכם? אולי לראות תחזית של הרווח שלכם מתי שתרצו? אין בעיה.

5. הרשאות – על מנת לשמור על סודיות, נגדיר למי בארגון מותר לראות אילו דוחות.